Równowaga między bezpieczeństwem danych a produktywnością: kluczowe aspekty do rozważenia

Wyzwania 

Pierwszym krokiem jest określenie tego, przed czym trzeba się chronić. 

Liderzy organizacji najczęściej wskazują trzy główne obszary obaw związanych z bezpieczeństwem danych. Po pierwsze – błędy ludzkie. Czy obawiasz się sytuacji, w których pracownicy przypadkowo udostępniają lub mają dostęp do poufnych informacji bez odpowiednich uprawnień? Po drugie – zagrożenia zewnętrzne. Czy martwi Cię ryzyko przechwycenia danych, ataków typu ransomware lub celowych działań konkurencji? Po trzecie – ryzyko odejścia pracowników. Czy obawiasz się, że przy odejściu z firmy mogą zabrać ze sobą najbardziej wrażliwe dane i wykorzystać je u konkurencji? 

Bez względu na rodzaj ryzyka, metody ochrony przedsiębiorstwa zależą od charakteru zagrożenia. 

Zaufanie i dostęp na pierwszym miejscu 

Najpierw porozmawiamy o dostępie, a potem o architekturze i rozwiązaniach 

Pytanie: Czy dał(a)byś swojemu dziecku telefon zawierający ważne dane służbowe? Jeśli nie – to jakie środki powinieneś/powinnaś podjąć, aby odpowiednio chronić te informacje? 

Ta sama zasada dotyczy udostępniania danych firmowych współpracownikom. Przecież nie chcesz, aby mieli dostęp do całej historii Twojej poczty czy prywatnych danych z przeglądarki. Właśnie dlatego tak ważne jest precyzyjne określenie, kto i do czego ma dostęp. 

Bezpieczeństwo danych opiera się na dwóch fundamentach: zaufaniu i odpowiednim podziale dostępu. Kluczowe jest, aby wiedzieć, komu można ufać i jak przydzielać dostęp w zależności od konkretnych scenariuszy. 

Pierwszym krokiem powinno być zdefiniowanie poziomów uprawnień – kto, kiedy i do jakich danych może mieć dostęp. Dopiero na tej podstawie można skutecznie zaprojektować architekturę bezpieczeństwa i dobrać odpowiednie rozwiązania techniczne. 

Bezpieczeństwo a wygoda 

Kolejnym kluczowym krokiem jest określenie, jakie dane powinny być dostępne – i dla kogo. 

W dobie zaawansowanych technologii AI i rozwiązań analitycznych możliwości są niemal nieograniczone. Ale tam, gdzie pojawia się potencjał, rośnie też ryzyko. Problemy z bezpieczeństwem mogą szybko przekształcić innowacje w realne zagrożenia. Wyzwanie polega na tym, by chronić dane, a jednocześnie nie blokować rozwoju i kreatywności. Przyznanie pełnego dostępu do całej firmowej bazy danych nie wchodzi w grę. Konieczne jest segmentowanie danych – wyznaczenie obszarów, które mogą funkcjonować z większą elastycznością, oraz tych, które wymagają szczególnego zabezpieczenia. Na przykład dział logistyki może potrzebować większej swobody operacyjnej niż dział finansowy, który przetwarza dane wrażliwe. 

Aby podejmować świadome decyzje dotyczące ochrony danych, należy przeanalizować potrzeby każdego działu i dobrać odpowiednie środki bezpieczeństwa, zachowując właściwą równowagę między ochroną a dostępnością. 

Jak do tego podejść?

Monitorowanie wykorzystania danych to jeden z filarów bezpieczeństwa. Pomyśl o powiadomieniu, które otrzymujesz od Google, gdy ktoś loguje się na Twoje konto z nowego urządzenia – to właśnie przykład skutecznego rejestrowania i kontrolowania dostępu. Zadaj sobie pytanie: czy wiesz, kto i kiedy ma dostęp do Twoich danych? Jeśli nie masz tej wiedzy, możesz być narażony(-a) na ryzyko, nawet o tym nie wiedząc. 

Równie ważne jest odpowiednie zarządzanie danymi oraz jasne wytyczne. Przykład? Co zrobić, gdy pracownik odchodzi z firmy – jak upewnić się, że nie zabiera ze sobą wrażliwych informacji o klientach. Aby chronić dane w takich sytuacjach, potrzebujesz solidnych struktur zarządzania i przejrzystych zasad działania. 

To tylko kilka sposobów na budowanie kultury bezpieczeństwa oraz skutecznych procesów ochrony danych w organizacji.  

Zachęcanie pracowników najwyższego szczebla do ochrony danych 

Zachęcamy kadrę zarządzającą do zadawania właściwych pytań dotyczących bezpieczeństwa danych. Liderzy muszą wiedzieć: jakie dane posiada organizacja, kto ma do nich dostęp i w jaki sposób są wykorzystywane. 

To podejście powinno przenikać wszystkie poziomy firmy. Niezależnie od stanowiska – od zarządu po pracowników operacyjnych – każdy powinien posiadać podstawową świadomość związaną z ochroną danych. Budowanie kultury bezpieczeństwa zaczyna się od wiedzy i odpowiedzialności, które są wspólnym obowiązkiem całej organizacji. 

To więcej niż technologia — to nastawienie 

Jeśli naprawdę chcesz coś zabezpieczyć, przechowuj to na odłączonym od sieci dysku. Wtedy możesz mieć pewność, że nikt nie uzyska dostępu. Ale bądźmy szczerzy – nikt nie jest w pełni odporny na zagrożenia. Wraz z rozwojem firmy i rosnącym wpływem, prędzej czy później przyciągniesz uwagę cyberprzestępców. I choć technologia jest ważna, nie da się po prostu „kupić” bezpieczeństwa danych. To coś więcej niż narzędzia – to kultura, edukacja i proaktywne podejście, które powinno być obecne na każdym poziomie organizacji. Dopiero gdy zbudujesz solidne podstawy, możesz skutecznie wdrażać rozwiązania takie, jak Microsoft Purview i współpracować z zaufanym partnerem – na przykład Fellowmind – aby tworzyć środowiska danych, które są jednocześnie bezpieczne i wartościowe. 

Ale zanim zaczniesz działać – zatrzymaj się na chwilę i dobrze wszystko przemyśl.